Czy dzierżawa kserokopiarki to tylko wynajem, czy coś więcej?
Na pierwszy rzut oka dzierżawa kserokopiarki wydaje się po prostu formą wynajmu – płacisz co miesiąc i korzystasz. Ale to tylko połowa prawdy. W rzeczywistości to usługa znacznie bardziej kompleksowa. Obejmuje nie tylko dostęp do nowoczesnego urządzenia, ale też regularny serwis, dostawę materiałów eksploatacyjnych (np. tonerów) oraz często możliwość szybkiej wymiany sprzętu w razie awarii. Brzmi bardziej jak partnerstwo niż zwykła transakcja, prawda?
Dla wielu firm, zwłaszcza tych, które nie chcą zamrażać kapitału w kosztownym sprzęcie, dzierżawa kserokopiarek to wygodna i elastyczna forma korzystania z technologii.
Jakie korzyści finansowe wynikają z dzierżawy kserokopiarki?
Wiedząc już, na czym polega dzierżawa kserokopiarek, warto zastanowić się nad zaletami tego rozwiązania. Z ekonomicznego punktu widzenia to bardzo przemyślana konstrukcja. Zakup dobrej klasy urządzenia to wydatek rzędu kilku do nawet kilkunastu tysięcy złotych. Przy dzierżawie? Płacisz miesięczną opłatę, zazwyczaj od kilkudziesięciu do kilkuset złotych, zależnie od modelu i pakietu usług. Budżet firmy nie cierpi.
Jakie są inne zalety dzierżawy urządzeń wielofunkcyjnych?
- Stałe koszty – wydatki eksploatacyjne, serwis, części, tonery – wszystko zawarte jest w jednej racie. Zero niespodzianek, co pozwala łatwiej planować wydatki, zwłaszcza w mniejszych firmach.
- Koszty wliczane są w działalność gospodarczą – miesięczna opłata za dzierżawę to koszt uzyskania przychodu – wydatek ten obniża podstawę opodatkowania. Księgowość się cieszy, a Ty płacisz mniej podatków.
- Lepszy sprzęt, niż mógłbyś kupić – zamiast nabywać „na miarę budżetu”, możesz pozwolić sobie na korzystanie z nowoczesnych modeli z wyższej półki, które normalnie byłyby poza zasięgiem.
Na co zwrócić uwagę przed podpisaniem umowy dzierżawy?
Zanim jednak złożysz podpis na umowie, warto dobrze się przygotować. Po pierwsze – przeanalizuj swoje potrzeby. Nie każda firma wymaga wielofunkcyjnego urządzenia drukująco-skanującego z dziesięcioma dodatkami. Czasem lepiej wybrać coś prostszego i tańszego.
Po drugie – przeczytaj umowę uważnie. Sprawdź, co dokładnie obejmuje dzierżawa: czy jest serwis, co z wymianą materiałów eksploatacyjnych, jak wygląda zgłaszanie usterek i czas reakcji serwisu. Dobrze też zwrócić uwagę na okres umowy oraz warunki jej wypowiedzenia – elastyczność może się przydać. Czasami firmy oferują np. możliwość migracji do nowszym modeli po zakończonym zobowiązaniu.
I wreszcie – upewnij się, że masz do czynienia z solidnym dostawcą. Opinie innych klientów, doświadczenie na rynku, czas reakcji na zgłoszenia – to wszystko ma znaczenie, bo przecież nikt nie chce zostać bez działającej kserokopiarki w poniedziałkowy poranek.